Wdrożenia AI dla firm

Klient mówi, system zapisuje

Wizyta zapisana, choć zespół jest przy autach

Telefon dzwoni, gdy nikt nie może odejść od stanowiska. Asystent odbiera, sprawdza wolne terminy w kalendarzu serwisu i zapisuje wizytę.

Telefon do serwisuWtorek, 10:42

AsystentDzień dobry, serwis przy ulicy Polnej, mówi asystent AI. W czym mogę pomóc?
KlientChciałbym zmienić opony na zimowe. Passat, kombi.
- Karta zlecenia: Mechanik widzi model auta i rodzaj usługi.
AsystentMam wolny czwartek o 8:00 albo piątek o 14:30. Który termin pasuje?
KlientCzwartek.
AsystentZapisane: czwartek 8:00, wymiana opon, Volkswagen Passat. Wyślę SMS z potwierdzeniem na ten numer.
- Kalendarz serwisu: Wizyta trafia na stanowisko z wolnym podnośnikiem.
- SMS: Klient dostaje godzinę i adres.
- Przypomnienie: Dzień wcześniej wychodzi SMS. Odwołany termin wraca do grafiku.

Co dzieje się potem

Kalendarz serwisuWizyta trafia na stanowisko z wolnym podnośnikiem.
SMSKlient dostaje godzinę i adres.
Karta zleceniaMechanik widzi model auta i rodzaj usługi.
PrzypomnienieDzień wcześniej wychodzi SMS. Odwołany termin wraca do grafiku.

Odwołana wizyta wraca do grafiku przed ósmą

Pacjenci odwołują wizyty, zanim rejestracja zacznie pracę. Asystent odbiera przed ósmą, odwołuje wizytę i od razu proponuje nowy termin.

Telefon do gabinetuPoniedziałek, 7:55

AsystentGabinet fizjoterapii, mówi asystent AI. Rejestracja otwiera się o ósmej, ale mogę pomóc od razu.
PacjentkaMuszę odwołać jutrzejszą wizytę o 16:00.
AsystentOdwołuję wtorek, 16:00. Czy zapisać panią na inny termin? Najbliższy wolny jest w czwartek o 17:30.
- System rezerwacji: Wtorkowa godzina wraca do puli wolnych terminów.
- Lista oczekujących: Pierwsza osoba z listy dostaje SMS z propozycją tego terminu.
PacjentkaTak, czwartek.
- Grafik fizjoterapeuty: Widać zmianę i jej powód.

Co dzieje się potem

System rezerwacjiWtorkowa godzina wraca do puli wolnych terminów.
Lista oczekującychPierwsza osoba z listy dostaje SMS z propozycją tego terminu.
Grafik fizjoterapeutyWidać zmianę i jej powód.

Komplet dokumentów bez stosu zdjęć

Klienci przysyłają zdjęcia faktur wieczorami. Asystent na czacie przyjmuje dokumenty, odczytuje dane i od razu prosi o brakujące albo nieczytelne.

Czat z klientem biuraCzwartek, 21:10

KlientWysyłam zdjęcia faktur za październik.
AsystentDziękuję, mam cztery faktury. Na jednej nie widać numeru NIP sprzedawcy. Może pan przesłać ją jeszcze raz albo w PDF?
- Folder klienta: Faktury trafiają do folderu z odczytaną datą, kwotą i kontrahentem.
KlientJasne, już wysyłam PDF.
AsystentKomplet. Brakuje jeszcze wyciągu z konta za październik.
- Lista do sprawdzenia: Księgowa dostaje zestawienie zamiast stosu zdjęć w skrzynce.
- Przypomnienie: Jeśli wyciąg nie dojdzie, klient dostaje wiadomość przed terminem.

Co dzieje się potem

Folder klientaFaktury trafiają do folderu z odczytaną datą, kwotą i kontrahentem.
Lista do sprawdzeniaKsięgowa dostaje zestawienie zamiast stosu zdjęć w skrzynce.
PrzypomnienieJeśli wyciąg nie dojdzie, klient dostaje wiadomość przed terminem.

Status zamówienia w niedzielę wieczorem

Pytania o paczki przychodzą w weekendy, gdy obsługa nie pracuje. Czatbot sprawdza zamówienie w sklepie i u przewoźnika, zgłasza opóźnienie i proponuje zwrot.

Czat w sklepieNiedziela, 18:20

KlientkaGdzie jest moje zamówienie? Miało być w piątek.
AsystentProszę o numer zamówienia albo adres e-mail podany przy zamówieniu.
KlientkaZamówienie 48213.
- Sklep i przewoźnik: Asystent sprawdza status w obu systemach, zamiast zgadywać.
AsystentPaczka czeka w sortowni przewoźnika od piątku. Zgłosiłem opóźnienie. Mogę też przygotować zwrot, jeśli woli pani zrezygnować.
- Zgłoszenie do obsługi: Opóźnienie trafia do zespołu razem z historią czatu.
- Przekazanie: Pytanie, na które asystent nie zna odpowiedzi, przejmuje człowiek w godzinach pracy.

Co dzieje się potem

Sklep i przewoźnikAsystent sprawdza status w obu systemach, zamiast zgadywać.
Zgłoszenie do obsługiOpóźnienie trafia do zespołu razem z historią czatu.
PrzekazaniePytanie, na które asystent nie zna odpowiedzi, przejmuje człowiek w godzinach pracy.

Pięć rzeczy, które budujemy

Każda działa osobno, ale najczęściej łączymy dwie albo trzy: asystent odbiera, automatyzacja zapisuje, integracja przenosi dane dalej.

Dwie części, jeden start

Przed startem dostajecie na piśmie

Umowę powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO)
Listę podwykonawców i miejsc, w których przetwarzane są dane
Analizę obowiązków z AI Act dla tego wdrożenia
Opis tego, co należy do Was: kod, dane, konta

Start

Wdrożenie to projekt z ustalonym zakresem

Wyceniamy po pierwszej rozmowie, gdy znamy proces i programy, z którymi system ma pracować. Zakres i odbiór opisane przed startem.

Utrzymanie to abonament miesięczny

System, który rozmawia z klientami, wymaga opieki. Abonament można zakończyć. System i kod zostają u Was.

Branże, od których zaczynamy

Gabinety i przychodnie

Rejestracja przez telefon i czat, przypomnienia o wizytach, odwołane godziny wracają do grafiku.

Kancelarie prawne

Pierwszy kontakt i zebranie opisu sprawy przed rozmową z prawnikiem. Asystent nie udziela porad prawnych.

Biura rachunkowe

Zbieranie dokumentów od klientów, odczyt faktur, przypomnienia o brakach i terminach.

Sklepy internetowe

Czat o statusie zamówienia, zwrotach i dostępności, z danymi prosto ze sklepu i od przewoźnika.

Serwisy i warsztaty

Telefon odebrany, gdy zespół pracuje. Terminy, pytania o stan naprawy, zgłoszenia trafiają do grafiku.

Agencje marketingowe

Materiały przygotowane z jednego briefu, harmonogram publikacji i kontrola jakości przed wysłaniem do klienta.

Innej branży też się podejmiemy, jeśli proces jest powtarzalny.

Zanim napiszecie

Czy klient wie, że rozmawia z AI?

Tak. Asystent mówi to na początku rozmowy i informuje o nagrywaniu, jeśli rozmowy są nagrywane. Rozmówca w każdej chwili może poprosić o człowieka. Gdy asystent nie zna odpowiedzi, mówi to i przekazuje sprawę dalej: przełącza, zostawia notatkę albo umawia oddzwonienie.

Czy dane trafiają do modelu w chmurze?

To zależy od wdrożenia i od rodzaju danych. Możemy użyć modelu dostawcy chmurowego objętego umową powierzenia albo uruchomić rozpoznawanie mowy i model językowy na serwerze, nad którym macie kontrolę. Wybór i jego powody zapisujemy w dokumentacji.

Do kogo należy kod?

Kod napisany dla Was w ramach wdrożenia należy do Was. Przekazujemy repozytorium, dokumentację i instrukcję uruchomienia.

Biblioteki o otwartym kodzie i usługi zewnętrznych dostawców mają własne licencje. Wypisujemy je przed startem, żebyście wiedzieli, od czego zależy system.

Jak rozliczamy wdrożenie i utrzymanie?

Osobno. Wdrożenie wyceniamy jako projekt po pierwszej rozmowie, gdy znamy proces i systemy. Utrzymanie to miesięczny abonament: monitoring, poprawki, aktualizacje i raport. Abonament można zakończyć, a system zostaje u Was.

Dane, prawo i kod →